تاکنون برای بسیاری از ما پیش آمده که به شخص دیگری کاری را محول کرده‌ایم و از نتیجه کار رضایت نداشته‌ایم. حسی به ما می‌گوید اگر خودمان دست به کار می‌شدیم، با کیفیت و سرعت بهتری آن را به سرانجام می‌رساندیم. اما ظرف زمان و انرژی ما محدود است و نمی‌توانیم همه کارها و پروژه‌ها را به تنهایی انجام دهیم. دانش مدیریت نیز دقیقا به خاطر همین مساله شکل گرفت. اینکه افرادی را که در بخش خاصی از کار، از ما عملکرد بهتری دارند استخدام کنیم و کار را به آنها محول کنیم.
در این نوشته، می‌خواهیم به بررسی چگونگی تفویض اختیار و طریقه اثر بخش محول کردن وظیفه به شخصی دیگر بپردازم. تفویض اختیار برای کسانی که مسوولیت سرپرستی و مدیریت چند نفر را به عهده دارند، یک مهارت حیاتی است. زیرا کارهای محول شده به تیم‌های کاری، با کیفیت و در زمان مناسب به انجام نمی‌رسد مگر با استفاده از پخش مناسب وظایف و اختیارات در بین افراد تیم و پیگیری انجام آنها توسط مدیر یا سرپرست.
همراه شوید…
۱٫کار یا وظیفه محوله را به دقت توضیح دهید
در ابتدا کار، تسک را با دقت برای طرف مقابل توضیح و تشریح کنید. اهمیت و کارکرد آن را توضیح دهید. دقت کنید که هرگز چگونگی انجام کار یا پروژه را توضیح ندهید. به این ترتیب فرصتی برای درگیری با مساله، کنکاش، مطالعه، جستجو، یادگیری و ارائه بهترین نتیجه برای همکارتان فراهم می‌کنید. با فرآیند انجام تسک کاری نداشته باشید (اگر کمک خواست حتما کمک کنید)؛ اما نتیجه مورد انتظار را به دقت توصیف کنید.
توصیف مرزهای تسک محوله، اولین مرحله از تفویض اختیار است. تعیین مرزها، تا حد زیادی به فرآیند حل مساله و انجام تسک، خط می‌دهد.
۲٫از همکارتان بخواهید وظیفه محوله را با گفتار خودش توضیح دهد
پس از تفویض اختیار باید کاملا مطمئن شوید که انتظار شما با فهم همکارتان از گفتار و توضیحاتتان کاملا مساوی و یکسان است. در مورد مساله و نتایج مورد انتظار از همکارتان بپرسید و بخواهید توضیح دهد. وقتی که مطمئن شدید که انتظارات شما از کمیت و کیفیت کار را درک کرده است، گام به مرحله بعدی بگذارید. پس اطمینان از انتقال صحیح انتظارات، گام دوم محول کردن صحیح یک تسک است.
۳٫زمان اتمام (deadline) تعیین کنید
در این مرحله می‌رسیم به زمان اتمام و تحویل کار. تعیین زمان تحویل را به خود شخص واگذار کنید و بگذارید خودش زمان تحویل را بعد از تفکر در مورد ابعاد مسئله، به شما اعلام کند. اگر هم می‌خواهید پروژه‌های بزرگ‌تر را محول کنید که دارای چند پروژه و مرحله کوچکتر هستند، ابتدا پروژه را به قطعات مختلف بشکنید و وظایف را بین افراد تقسیم کنید و در فاصله‌های زمانی مختلف، مراحل انجام پروژه را پیگیری کنید.
وقتی تاریخ و ساعت تحویل تعیین شد، دقیقا در وقت مقتضی آماده تحویل گرفتن کار باشید. مثلا وقتی همکارتان اعلام می‌کند که ۳ روز دیگر در ساعت ۷:۳۰ دقیقه صبح، کار را به اتمام رسانده و تحویل می‌دهد، شما به عنوان سرپرست یا مدیر، تحت هر شرایطی باید درآن زمان (آنلاین یا حضوری) در دسترس باشید.
در تعیین زمان تحویل، از همکارتان بخواهید سه زمان اعلام کند. خوشبینانه‌ترین حالت، حالت محتمل، بدبینانه‌ترین حالت).
به این ترتیب کمی انعطاف زمانی در انجام امور محوله خواهید داشت که به کاهش سطح اضطراب و افزایش بهره وری همکارتان کمک می‌کند.
۴٫یک کانال ارتباطی دوطرفه (دیجیتال) تعیین کنید
افراد در انجام کارهای محوله به هر دلیلی ممکن است نتوانند پاسخ سوالات و طریقه حل مشکلاتشان را پیدا کنند. در چنین حالتی وجود یک کانال ارتباطی برای مطرح کردن مشکلات و موانع و بحث و تبادل نظر در مورد آن، در پیشبرد سریع و با کیفیت کارهای محوله بسیار ارزشمند و اثر بخش خواهد بود.
پس یک فضای دیجیتال برای بحث و تبادل نظر در مورد کارهای محوله در نظر بگیرید و سوالات مطرح شده را در اولین فرصت (با تاخیر کمتر از یک ربع ساعت) پاسخ دهید.
این روش کاملا برای تیم‌های کاری با اندازه‌های متفاوت و حتی برای کل یک کسب و کار قابل اجراست.
برای مطالعه عمیق‌تر در مورد تفویض اختیار می‌توانید به مقاله زیر سر بزنید:
Management Time: Who’s Got the Monkey?-by William Oncken, Jr. and Donald L. Wass
خواهشمندم اگر تجربه‌ای دارید که می‌تواند به تکمیل این مطلب کمک کند، با من در میان بگذارید.
پیشنهاداتی برای مطالعه بیشتر
فقط کتابهایی که بتوانیم چندین بار بخوانیم