برای افرادی که اثربخشی دغدغه اصلی آنهاست، جلسه، اغلب واژه‌ای و اتفاقی با بار منفی است. یا حداقل بار منفی آن به بار مثبت آن می‌چربد. جلسات (سازمانی) سیاهچاله‌های زمان و انرژی هستند. زمان و انرژی که مهم‌ترین منابع هر سازمانی است. اخیرا موضوعی که توجه مرا جلب کرد شکل‌های مختلف میز و صندلی در محل کار بودند.
پس سوال why meeting room table shapes matter? در ذهنم شکل گرفت و ابتدا سعی کردم حدس بزنم و تحلیل کنم که میزهای مختلف چه تاثیری می‌توانند بر روی کیفیت جلسات بگذارند. سپس سوال فوق را گوگل کردم و دو نتیجه اول را مطالعه کردم (+ و +).
ادامه مطلب تلفیقی از این دو است = تحلیل شخصی خودم و مطالعه دو لینک اول گوگل در پاسخ به سوال:
چرا شکل میز اتاق جلسات مهم است؟
میزهای دایره‌ای یا بیضی
دایره‌ها احساسی از همدلی و یکپارچگی القا می‌کنند. احساسی از نرم بودن و منعطف بودن مرزها و چهارچوب‌ها. نقل به مضمون از پیتر سنگه، دایره را بیش از سایر اشکال هندسی می‌توان در طبیعت دید. شاید به همین دلیل دایره یا بیضی بودن یا به طور کلی بدون زاویه و گوشه بودن میزهای اتاق جلسات، احساس طبیعی بودن و واقعی بودن هم می‌دهد.
علاوه بر این، صرفا به عنوان یک حس شخصی، دایره و بیضی و اشکال هندسی Smooth یادآور چرخه‌های تکامل است. تکامل طبیعی، تکامل سازمانی و بهبود مستمر (اصل کایزن).
شاید بد نباشد در جلساتی با موضوعات حل مسائل درونی منابع انسانی، جلسات منعقد کردن اتحاد و ائتلاف استراتژیک بین شرکت‌ها، دیدار با مشتری و تامین کننده یا تصمیم‌گیری‌های مشارکتی از جلسات گرد یا بیضی استفاده شود. هدف از چنین جلساتی تقابل دو گروه نیست، بلکه صرفا متحد شدن در برابر یک دشمن مشترک (حل مساله) است.
میزهای مربع و مستطیل
مربع و مستطیل اشکال هندسی هستند که تداعی چهارچوب‌های سفت و سخت، رسمی بودن، جدی بودن و تقابل بین دو یا چند طرف می‌دهند. مربع‌ها و مستطیل‌ها، حضار جلسه را مجبور می‌کنند تا اغلب در تقابل باهمدیگر بنشینند. تنها تفاوت مستطیل با مربع این است که در مربع حسی از هم پایه بودن طرفین تقابل القا می‌شود. اما در مستطیل چون دو ضلع کوچک‌تر از سایر اضلاع است، پس ممکن است افراد با مرتبه و مقام بالاتر جهت برخورداری از اِشراف کامل به تمامی حضار جلسه در ضلع کوتاه‌تر بنشینند.
شاید (تاکید می‌کنم شاید) در جلساتی که تقابل صورت می‌گیرد و طرفین تقابل به صورت رو در رو باهم دیدار می‌کنند، میزهای مربعی و مستطیلی مورد استفاده باشند. اما معمولا اگر تعداد حضار جلسه زیاد باشند از میزهای مستطیلی استفاده می‌کنند. علاوه بر این میزهای مستطیلی در جلساتی که فردی به عنوان رئیس یا میانجی در بین طرفین تقابل حضور پیدا می‌کنند، مناسب هستند. جلسات مصاحبه و استخدام و جلسات مذاکره کنسرسیوم‌ها هم نمونه‌هایی از جلساتی هستند که میزهای مستطیلی برایشان مناسب است.
لوزی و مثلث
مثلث و لوزی در کنار هرم، اشکال هندسی هستند که گفته می‌شود متمرکز کننده انرژی هستند. منبع خاصی برای آن ندارم و فعلا آن را شبه علم در نظر می‌گیرم. اما حسی که از لوزی و مثلث می‌گیرم، حس چابکی، انرژی زیاد و نتیجه گرایی است.
در نهایت
با توجه به اینکه اغلب قابلیت تغییر پیوسته میز و لوازم سالن جلسات در سازمان‌ها وجود ندارد، شاید بد نباشد سازمان‌ها تلفیق تقریبی از میزهای مستطیلی، دایره‌ای و مثلثی شکل داشته باشند. به ویژه اگر نگاهمان به برگزاری جلسه، حل مسائل سازمانی یا طوفان فکری برای حل مسئله باشد.
صرفا به عنوان یک نظر شخصی، گمان می‌کنم شکل زیر یکی از میزهای ایده آل برای جلسات سازمانی است.
شاید دوست داشته باشید بخوانید
مستند سازی تصمیمات یکی از عادت‌های مدیران اثربخش است
هنر و مهارت تفویض اختیار برای مدیران اثربخش
بسیار عالی بودم و بهره بردم. سپاسگزارم
پایدار باشید جناب رحیمی گرامی.