با انتشار نوشته “مهارت تفویض اختیار برای مدیران اثربخش” راغب شدم که مطالب مربوط به مدیریت اثربخش را ادامه دهم و به یک دسته بندی جداگانه در کایزون تبدیل کنم. اکنون با دومین مطلب از این دسته با من بمانید.
ما در طول روز چندین تصمیم کوچک و بزرگ می‌گیریم. هر کدام از این تصمیمات ممکن است به طور مجزا، عواقب و منشا اثر کمی داشته باشند اما سلسله‌ای از تصمیمات کوچک، آبستن رویدادهای بزرگ می‌شوند و هر رویداد، معضل، مشکل و مساله‌ای هم برای حل شدن نیاز به چند تصمیم جدید دارد. به این صورت ما در جریانی از تصمیمات روزمره شناور هستیم و چه بسا برای بسیاری از ما غرقگی است تا شناوری. تصمیمات باید ابزاری برای حل مساله باشند و در اختیار ما. نه اینکه تصمیمات ما را در اختیار خود بگیرند و در آینده انتخاب‌های ما را محدود کنند.
کمرنگ‌ترین جوهرها از قوی‌ترین حافظه‌ها ماندگارتر است.
در این بین، مدیران کسانی هستند که به لحاظ جایگاه‌شان، بیشترین هزینه تصمیم را دارند. یعنی تصمیمات این گروه هم می‌تواند منشا اثرات مثبت بسیار بزرگی باشد و هم می‌تواند اثرات منفی عمیقی در ادامه داشته باشد. پس شاید بتوانیم بگوییم که دامنه اثر (مثبت و منفی) تصمیمات در مدیران بیشتر از سایر افراد فعال در یک کسب و کار است.
راهکار چیست؟
مستندسازی (Documentation) اقدامات و تصمیمات یکی از کارهایی است که مدیران اثربخش همواره آن را مدنظر دارند. مستند سازی تصمیمات، اقدامات و نتایج آنها، هم فرصتی برای یادگیری عمیق‌تر سازمانی فراهم می‌کند و هم به ارتقای کیفیت تصمیم گیری مدیر کمک می‌کند و در نهایت مدیر اثربخش، چرخه اثربخشی را در کار خود تقویت می‌کند.
مهم‌ترین شاخص ارزیابی مدیران اثربخش، مهارت حل مساله و تعداد مسائلی است که حل کرده‌اند یا به حل آن کمک کرده‌اند. شکل زیر را می‌توان چرخه مدیریت اثربخش نامید. هرچیزی که به چرخش کارآمدتر و سریع‌تر این چرخه کمک می‌کند، به بالا بردن اثربخشی مدیر کمک می‌کند.
حال اگر مستندسازی تصمیمات و نتایج آنها را به عنوان یک زیرچرخه به چرخه اصلی بیفزاییم، گام موثری در راستای ایجاد و توسعه مستمر حافظه سازمانی برمیداریم. مستندات تصمیمات و اقدامات در قالب حافظه سازمانی، در هنگام حل مسائل و تصمیم گیری، کمک بزرگی برای ارتقای کیفیت تصمیمات خواهند بود. بدین ترتیب می‌توان انتظار داشت که چرخه اصلی با سرعت و کیفیت بیشتری عمل کند و در مجموع چرخه مدیریت اثربخش تقویت خواهد شد.
۱٫موضوع تصمیم چیست؟ چه گزینه‌هایی پیش روی من است؟ چه گزینه‌هایی را می‌توانم بسازم؟
یک آناتومی کلی از شرایطی که نیاز به اتخاذ تصمیم است، تشریح کنید و بگویید چه مشکل و یا مساله‌ای باعث اتخاذ این تصمیم شده است. به ریشه مشکل اشاره کنید و توضیح دهید چگونه مشکل به مساله تبدیل شده است. یعنی به راه حل این مشکل هم اشاره کنید و توضیح دهید که تصمیم شما چگونه می‌تواند پاسخ مناسبی برای حل مساله باشد.
طبعا تصمیم موقعی معنا پیدا می‌کند که حداقل دو گزینه بر روی میز تصمیم گیری داشته باشیم. وقتی تنها یک گزینه داشته باشیم، اتخاذ یا عدم اتخاذ تصمیم، موضوعیت ندارد. قرار گرفتن در چنین شرایطی، “اجبار” و “مجبور بودن” است تا حق انتخاب داشتن و تصمیم گرفتن.
همچنین باید دقت کنیم، عدم تصمیم گیری، به صورت مستقل یک گزینه نیست. بلکه پاک کردن صورت مساله است. در نهایت هم توضیح دهید که در صورت عدم دسترسی به گزینه‌های مناسب، آیا می‌توانید گزینه‌های جدیدی برای تصمیم گیری ایجاد کنید.
۲٫کدام گزینه را انتخاب کردید و چرا؟
در مراحل قبل موضوع تصمیم و آناتومی مساله و گزینه‌های در دسترس را بررسی کردیم. در این مرحله بیان کنید که چه گزینه‌ای را بر اساس چه شرایط و دلایل زمینه‌ای انتخاب کردید.
۳٫نتایج تصمیم را بعد از گذشت چه مدت زمانی می‌توان سنجید؟
بعد از گذشت چه زمانی نتیجه تصمیمی را که اتخاذ کردیم، می‌توانیم بسنجیم و در مورد موفقیت آمیز بودن یا نبودن آن تصمیم بگیریم.
۴٫اگر نتیجه تصمیم منفی بود، چگونه می‌توانم تصمیمات این چنینی را بهتر اتخاذ کنم؟
آموزه‌هایی که از شکست تصمیم به دست آوردید را یادداشت کنید. چه راهکارهایی وجود دارد تا بتوانید با کیفیت بهتری تصمیم بگیرید.
۵٫اگر نتیجه تصمیم مثبت بود، چه عواملی بر روی نتیجه مثبت این تصمیم، اثرگذار بود؟
تجاربی را که از موفقیت در تصمیم گیری به دست آوردید، در این بخش یادداشت کنید تا بتوانید در تصمیمات آینده، این آموزه‌ها را برای تکرار موفقیت یا اتخاذ تصمیمات بهتر و موفق‌تر، به کار ببرید.
دانلود فرم مستند سازی تصمیمات
امیدوارم فونت ساحل داشته باشید…
بیشتر بخوانید
سری مطالب #مدیر اثربخش
سری مطالب #تفکر استراتژیک
[…] تصمیم گیری برای مدیران اثربخش […]
[…] مستندسازی تصمیمات برای مدیران اثربخش (PDF+) […]
[…] مستند سازی تصمیمات […]